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創(chuàng)新“N+1+N”云談判模式提升非招標(biāo)采購質(zhì)效

國網(wǎng)物資有限公司 周夢迪 宋欣 程艷從

 談判作為非招標(biāo)采購流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，一直以來都存在流程煩瑣、時間冗長、談判成本高、風(fēng)險防控難、談判質(zhì)效低等痛點問題。本文結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”采購實踐經(jīng)驗，依托電子交易系統(tǒng)，融合移動互聯(lián)、智慧供應(yīng)鏈管理思維，創(chuàng)新實踐了“N+1+N”云談判模式，談判全程通過平臺在線交互、全程記錄和永久追溯，實現(xiàn)流程智能化、談判個性化、監(jiān)督信息化，提高談判質(zhì)量，實現(xiàn)采購人和供應(yīng)商的雙贏，提升采購質(zhì)效。

 一、傳統(tǒng)談判模式

 企業(yè)采購中，招標(biāo)采購在國家政策性文件約束下，經(jīng)過多年實踐，流程設(shè)計已經(jīng)非常成熟。但非招標(biāo)方式采購，由于沒有統(tǒng)一的規(guī)范性文件，且談判和再報價流程煩瑣、供應(yīng)商水平和配合度參差不齊，企業(yè)實際操作流程各異，在談判流程、多輪報價把控、評審工作流程的規(guī)范性等方面，還有很大的優(yōu)化提升空間。

 傳統(tǒng)談判模式為談判小組集中審閱響應(yīng)文件，針對響應(yīng)文件未實質(zhì)性響應(yīng)采購文件要求的，或響應(yīng)文件中有含義不明確、同類問題表述不一致或有明顯文字和計算錯誤的內(nèi)容等問題擬定談判提綱。通過郵件和電話的方式通知供應(yīng)商在指定的時間和地點進(jìn)行談判。談判過程中，談判小組依次與所有供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)、技術(shù)、價格面對面談判，供應(yīng)商可以在現(xiàn)場對談判問題進(jìn)行說明，也可以根據(jù)后期指定的時間進(jìn)行補充文件的提交。談判現(xiàn)場需要做好談判內(nèi)容記錄，并由談判小組全體成員和供應(yīng)商代表集體簽署。經(jīng)澄清與談判，響應(yīng)文件仍不滿足采購文件規(guī)定實質(zhì)性要求的，應(yīng)當(dāng)否決其應(yīng)答，不再進(jìn)入下一輪談判。

 傳統(tǒng)談判模式存在以下問題：

 1.供應(yīng)商投標(biāo)成本高

 由于評審工作的保密性，常選擇與外界隔離的較偏遠(yuǎn)地點開展，評審時長3~5天不等。在此期間，供應(yīng)商接到談判通知后，需要安排項目專屬授權(quán)代表在指定時間到達(dá)談判地點，供應(yīng)商基本選擇評審地點附近的酒店等待，外地供應(yīng)商除住宿費用外，還需支付飛機(jī)、火車等交通費，耗費大量的人力、物力和財力。另外，供應(yīng)商需在現(xiàn)場等待談判，花費較多時間。

 2.談判質(zhì)效不高

 每個供應(yīng)商均需預(yù)留一定的談判時間，如遇供應(yīng)商較多的情況，談判和評審時間會無限延長。因供應(yīng)商的談判和補充文件時間有限，供應(yīng)商對于談判問題的理解、回復(fù)和補充文件的提交常有不充分、不全面的情況發(fā)生，對于采購人和供應(yīng)商都是巨大的損失。

 3.廉潔風(fēng)險高

 在面對面談判的過程中，可能會出現(xiàn)專家或工作人員暗示供應(yīng)商、保密信息泄露等問題，產(chǎn)生一系列的廉潔風(fēng)險。在談判等待過程中可能會出現(xiàn)供應(yīng)商之間協(xié)商、串標(biāo)、圍標(biāo)等問題。

 二、“N+1+N”云談判模式流程設(shè)計

 針對傳統(tǒng)談判模式存在的問題，通過“N+1+N”遠(yuǎn)程談判模式流程設(shè)計，利用先進(jìn)的信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理手段，實現(xiàn)非招標(biāo)方式采購模式的創(chuàng)新優(yōu)化，改造企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程與管理流程，最大限度地實現(xiàn)技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成，從而實現(xiàn)成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面的巨大改善。

 “N+1+N”云談判即N個談判專家，依托1個電子交易系統(tǒng)，與N個供應(yīng)商開展云談判，以實現(xiàn)質(zhì)量優(yōu)先、價格合理、誠信共贏的采購理念（見圖1）。

 “N+1+N”云談判模式可實現(xiàn)談判全流程電子化。談判過程中，談判專家針對供應(yīng)商響應(yīng)文件存在的問題在線編寫談判記錄單，并通過電子交易系統(tǒng)發(fā)送至供應(yīng)商，供應(yīng)商可在任何時間和地點登錄電子交易系統(tǒng)查看談判內(nèi)容，并在規(guī)定時間內(nèi)通過數(shù)據(jù)電文形式在電子交易系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行回復(fù)和提交補充文件。談判專家實時在電子交易系統(tǒng)內(nèi)查看供應(yīng)商的回復(fù)情況、下載供應(yīng)商的回復(fù)文件。商務(wù)、技術(shù)條件確定后，談判專家可隨時開啟多輪次報價，供應(yīng)商實時加密提交報價，電子交易系統(tǒng)在規(guī)定時間自動解密報價。整個談判過程的所有操作和談判交互均通過電子交易系統(tǒng)完成，監(jiān)督人員可全程在線監(jiān)督，在提高談判質(zhì)效的同時，又有效防范廉潔風(fēng)險。

 三、云談判模式優(yōu)勢分析

 該模式基于智慧交互、人工智能、大數(shù)據(jù)管理、云平臺等技術(shù)手段，以“電子流”代替“實物流”，打破時間、空間制約因素，通過資料云傳輸和報價云計算，實現(xiàn)多名談判專家與近百家供應(yīng)商實時在線交互和全程在線監(jiān)督，談判全程記錄在案并可永久追溯，最大限度地實現(xiàn)了技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成，從而實現(xiàn)在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面的巨大改善，達(dá)到采購人和供應(yīng)商雙贏的目的。具體有以下三個方面。

 1.流程智能化，為供應(yīng)商“降壓減負(fù)”

 “N+1+N”云談判模式可實現(xiàn)供應(yīng)商在任何時間、地點通過電子交易系統(tǒng)完成談判和再報價的所有操作，實現(xiàn)供應(yīng)商談判“一次不用跑”，談判應(yīng)答“零成本”。在防疫常態(tài)化形勢下，持續(xù)助推企業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)，有效防范新冠肺炎疫情的傳播。

 2.談判個性化，有效提高供應(yīng)商應(yīng)答質(zhì)量

 “N+1+N”云談判模式下，談判準(zhǔn)備時間由1~2小時增加至12~15小時，供應(yīng)商收到談判記錄單后，有充分的時間理解談判問題、查閱相關(guān)資料、準(zhǔn)備談判問題和補充材料，促使供應(yīng)商更高效、更準(zhǔn)確地參與談判，精準(zhǔn)應(yīng)答，提高談判質(zhì)量和項目成功率，采購人可獲得更優(yōu)質(zhì)的設(shè)備和服務(wù)；談判輪次由4~5輪減少至1~2輪，談判總時間減少80%，應(yīng)答成本直降為0，談判質(zhì)效顯著提高，實現(xiàn)采購人和供應(yīng)商的雙贏。

3.監(jiān)督信息化，監(jiān)督人員全程在線監(jiān)督

“N+1+N”云談判模式可實現(xiàn)談判通知、供應(yīng)商回復(fù)、多輪報價全部通過電子交易系統(tǒng)在線交互，杜絕人為干預(yù)；談判過程文件由原始的多人傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)樵苽鬏?，杜絕任何紙質(zhì)談判文件，保證談判過程文件的信息保密、全程記錄和永久追溯；監(jiān)督人員線上全流程監(jiān)控，談判專家、供應(yīng)商和采購專責(zé)的任何操作均有跡可查，有效防范談判文件的泄露和廉潔風(fēng)險的發(fā)生。

 四、云談判模式應(yīng)用前景

 “N+1+N”云談判模式已在百余個競爭性談判項目中全面落地應(yīng)用，最大項目談判過程中，近百家供應(yīng)商線上同步與多名談判專家開展談判工作。供應(yīng)商可以提供更加全面、詳實的補充材料，精準(zhǔn)應(yīng)答，提高談判質(zhì)量。

 從流程來看，“N+1+N”云談判模式突破傳統(tǒng)思維定式，破除固有的談判專家與供應(yīng)商面對面談判的流程，利用信息化手段，實現(xiàn)多個談判專家與多個供應(yīng)商同時開展云談判。

 從效率來看，“N+1+N”云談判模式突破時間和空間的限制，為談判工作提供公開透明、有跡可循的信息路徑，有助于提升談判工作效率，提高供應(yīng)商應(yīng)答質(zhì)量，實現(xiàn)談判智能化。

 從效益來看，“N+1+N”云談判模式以“電子流”代替“實物流”，有效降低組織談判人力、物力成本，降低供應(yīng)商交通、應(yīng)答成本，提高中小企業(yè)的競爭能力，投入產(chǎn)出效益明顯提升。

 五、結(jié)語

 “N+1+N”云談判模式全流程線上化、智能化，既能有效滿足國有企業(yè)依法自主、柔性精準(zhǔn)的個性交易需求，又能最大限度地秉承招標(biāo)采購公開、公平、公正的價值原則，全面提升談判工作效率，優(yōu)化供應(yīng)商應(yīng)答環(huán)境，實現(xiàn)談判全過程、全方面的在線監(jiān)督管控，增強廉政風(fēng)險防控能力。

 “N+1+N”云談判模式具有“行業(yè)+專業(yè)+數(shù)據(jù)”核心價值，智慧的技術(shù)解決方案，跨地區(qū)、跨行業(yè)轉(zhuǎn)化率高等核心競爭力，應(yīng)用深化招標(biāo)采購全流程電子化交易創(chuàng)新實踐成果，創(chuàng)新運用智慧交互、人工智能、大數(shù)據(jù)管理、云平臺等技術(shù)手段，同時融合移動互聯(lián)、智慧供應(yīng)鏈的管理思維，為國網(wǎng)物資有限公司及各行業(yè)的物資管理業(yè)務(wù)提供高效、規(guī)范的智慧決策。承載著規(guī)范性高、通用性強的“N+1+N”云談判模式，憑借其智慧高效、簡捷易用的特性，可進(jìn)行跨地區(qū)、跨行業(yè)互認(rèn)應(yīng)用，具有廣闊的應(yīng)用前景。

來源：《招標(biāo)采購管理》