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代理機構(gòu)如何贏得市場？

兩項內(nèi)功要苦練

口文／張  芊

背景資料

  A單位委托B代理機構(gòu)對某工程項目進(jìn)行招標(biāo)，該工程投資金額2500萬元，是當(dāng)年的重點項目，A單位對該項目極為重視。

  考慮到該項目投資金額相對較小，且地點偏僻，施工成本大，B代理機構(gòu)建議A單位采用資格后審方法，并適當(dāng)降低對施工單位資質(zhì)等級的要求，但遭到A單位的反對，該項目最終采用了資格預(yù)審的方法。

  不能說服A單位，又擔(dān)心承擔(dān)后續(xù)責(zé)任，B代理機構(gòu)讓A單位對相關(guān)公告和文件作了簽字確認(rèn)。B代理機構(gòu)依照A單位要求發(fā)布了資格預(yù)審公告，有三家投標(biāo)單位通過資格預(yù)審。

  開標(biāo)當(dāng)天，其中一家投標(biāo)單位的保證金已匯出，但未按招標(biāo)文件規(guī)定的時間到賬；另一家投標(biāo)單位未按招標(biāo)文件的規(guī)定在開標(biāo)時出具法人代表授權(quán)書。評標(biāo)委員會判定上述兩家投標(biāo)單位的投標(biāo)文件無效，本次開標(biāo)失敗。

  開標(biāo)的失敗，導(dǎo)致該工程項目工期推遲和延誤，A單位表示不滿。B代理機構(gòu)項目組拿出項目整個過程記錄；在招標(biāo)文件中有關(guān)于投標(biāo)保證金和開標(biāo)時需隨身攜帶法人代表授權(quán)書的詳細(xì)描述，投標(biāo)人未能按招標(biāo)文件執(zhí)行，與招標(biāo)代理公司毫無瓜葛——整個項目過程記錄完美無缺，B代理機構(gòu)認(rèn)為自己沒有任何責(zé)任。

  對于這樣的解釋，A單位感到非常不滿意，表示對B代理機構(gòu)完全失去信任，并將后續(xù)招標(biāo)項目另行委托給了其他招標(biāo)代理機構(gòu)。

問題分析

  B代理機構(gòu)沒有責(zé)任嗎？

  客觀地說，B代理機構(gòu)嚴(yán)格按照招標(biāo)人（A單位）的委托履行招標(biāo)活動，嚴(yán)格做好過程記錄，從表面上看并無錯誤。因為從《招標(biāo)投標(biāo)法》對招標(biāo)代理機構(gòu)的定義來看，“招標(biāo)代理機構(gòu)是指受招標(biāo)人委托，代為從事招標(biāo)組織活動的中介機構(gòu)”。

  但是，招標(biāo)代理機構(gòu)不能簡單、機械地對招標(biāo)人的要求惟命是從，而是應(yīng)幫助招標(biāo)人擬定招標(biāo)文件（受其委托的情況下可代理編制招標(biāo)文件），依據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定，審查投標(biāo)人的資質(zhì)，組織評標(biāo)、定標(biāo)工作，提供與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)相關(guān)的服務(wù)（包括提供與招標(biāo)活動有關(guān)的咨詢、代書及其他服務(wù)性工作）。從這個角度看，B代理機構(gòu)在該工程項目中所做的工作也就難稱盡職了。

  從上述實際案例中我們得知，招標(biāo)代理機構(gòu)實力的體現(xiàn)，不僅反映在專業(yè)人員數(shù)量和服務(wù)的質(zhì)量上，更多地應(yīng)是反映在對相關(guān)法律法規(guī)的靈活運用，并根據(jù)每個項目的實際特點向業(yè)主提出切實可行的建議，為業(yè)主提供專業(yè)與細(xì)致的服務(wù)。如何展現(xiàn)自身的特點，為業(yè)主做好招標(biāo)服務(wù)工作是值得每個招標(biāo)代理公司的工作人員認(rèn)真思考的問題。

  招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)修煉哪些方面的內(nèi)功？

  第一，精細(xì)化、人性化的專業(yè)服務(wù)能力。

  《招標(biāo)投標(biāo)法》界定招標(biāo)代理機構(gòu)是從事招標(biāo)組織活動的中介機構(gòu)，這就明確了招標(biāo)代理機構(gòu)屬于服務(wù)行業(yè)。而服務(wù)行業(yè)的制勝關(guān)鍵點之一，就是“如何提供專業(yè)與細(xì)致的服務(wù)”——必須清楚在整個工作流程中如何讓被服務(wù)者物有所值的感受；要學(xué)會站在被服務(wù)者的角度思考問題，考慮其不曾考慮到的問題。當(dāng)然，招標(biāo)工作必須維護好“三公誠信”原則，因此堅持應(yīng)該堅持的觀點和做法——這從一個側(cè)面也體現(xiàn)了一個規(guī)范機構(gòu)的專業(yè)與操守。

  打個比喻：有兩家酒店，一家嚴(yán)格按照酒店管理規(guī)章按部就班地工作，而另一家在做好基本服務(wù)的同時，還針對每位顧客的不同要求提供針對性的服務(wù)。那么作為顧客來說，多數(shù)還是會喜歡這種人性化的關(guān)懷。

  同樣的道理，業(yè)主委托招標(biāo)代理機構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)，看重的是招標(biāo)代理機構(gòu)從業(yè)人員掌握著豐富的法律法規(guī)知識；同時，更看重招標(biāo)代理機構(gòu)豐富的工作經(jīng)驗。每個業(yè)主單位都希望招標(biāo)代理機構(gòu)能夠?qū)ψ约旱捻椖拷o予足夠重視，希望在招標(biāo)過程中聽到合理化建議。因此，招標(biāo)代理機構(gòu)應(yīng)該將所掌握的政策法規(guī)結(jié)合工作經(jīng)驗，融會貫通地應(yīng)用到每一個具體的招標(biāo)項目中，為不同的業(yè)主提供個性化的支持和服務(wù)，而不是所有的招標(biāo)項目不分服務(wù)對象與客觀實際，生搬硬套各類行政法律法規(guī)走過程。

  結(jié)合上述背景資料，從工程項目招標(biāo)工作開展之初商定招標(biāo)方案時，B代理機構(gòu)就應(yīng)充分地分析項目特點，并立足于項目特點向業(yè)主提出合理化建議；針對項目特點，注意溝通方式方法，要耐心解釋自己觀點，在業(yè)主提出不同意見時，應(yīng)進(jìn)一步闡明之所以提出建議的原因，并堅持自己的主張。

  首先，要客觀分析，提出合理化建議。在商定資格審查方式時，很多業(yè)主都喜歡采用資格預(yù)審的方法，因為他們認(rèn)為這樣會顯得項目過程較為“正式”?？墒?，如果招標(biāo)代理機構(gòu)能夠?qū)椖康那闆r進(jìn)行客觀分析，向業(yè)主說明該項目的特點是“實施地點偏僻、工程利潤不大”，并事先說明可能出現(xiàn)的后果“預(yù)計報名投標(biāo)單位家數(shù)不會太多”，再向業(yè)主建議：本項目應(yīng)采用資格后審的方法，這樣有助于降低招標(biāo)、投標(biāo)成本，也不至于拒絕很多潛在投標(biāo)人，且同樣可以滿足業(yè)主的需求。如此操作后，業(yè)主應(yīng)比較容易接受招標(biāo)代理機構(gòu)的建議。

  其次，耐心解釋，善意提醒。在商定資質(zhì)要求的環(huán)節(jié)，作為招標(biāo)人的A單位，為了突顯工程項目的重要程度，采用大而全的方式，將資質(zhì)等級設(shè)定得比較高。作為專業(yè)的招標(biāo)代理機構(gòu)，首先要理解業(yè)主對項目重視的心情，但不要盲從于業(yè)主這種大而全的資質(zhì)設(shè)定。

  因為這樣的資質(zhì)設(shè)置會將一些資質(zhì)等級低、但適合本項目的投標(biāo)單位擋在“門檻”之外，這不但有違法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，而且長期從事招標(biāo)工作的經(jīng)驗也告訴我們，如果工程難度要求并不高，那一些資質(zhì)一般的施工單位也可以令業(yè)主滿意。因為往往基于對成本的考慮，資質(zhì)等級高的投標(biāo)單位并不一定在意這樣的項目（該工程項目投資金額僅2500萬元），即使參加投標(biāo)，最終也可能將這些小項目轉(zhuǎn)給下屬的一些實力不強的工程隊來完成，難以達(dá)不到業(yè)主最初期望的高資質(zhì)、高質(zhì)量。

  招標(biāo)代理機構(gòu)要適時將這些情況向業(yè)主提醒和解釋，如果僅是因為擔(dān)心與業(yè)主爭執(zhí)失去委托而沒有盡到提醒的責(zé)任，可能導(dǎo)致整個招標(biāo)項目的失敗。如果是這樣，即使是前期各方面服務(wù)都做得很好，但由于一項差錯的產(chǎn)生，也可能會使所有的良好服務(wù)付諸東流。

  再次，注意溝通方式方法。在招標(biāo)代理機構(gòu)向業(yè)主提出合理化建議時，需要講究方式方法。在說服業(yè)主的過程中，如果雙方溝通的方法不對，不僅不能使業(yè)主信服，還容易形成爭論的局面。這就需要招標(biāo)代理機構(gòu)的從業(yè)人員在平時加強學(xué)習(xí)，提升職業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng)。如若在雙方溝通中能夠方法得當(dāng)、有理有據(jù)，告訴業(yè)主“為什么可以這樣做、為什么不能那樣做，依據(jù)的法律條文是什么”等等，就會令業(yè)主感覺到招標(biāo)是一種嚴(yán)肅、相關(guān)法律約束的行為，招標(biāo)代理機構(gòu)的說法、做法是具有權(quán)威性的。

  第二，權(quán)衡法律法規(guī)與業(yè)主需求的能力。

  招標(biāo)代理機構(gòu)作為中介機構(gòu)，所服務(wù)的對象不僅是業(yè)主，還有眾多的供應(yīng)商。

  客觀地說，部分投標(biāo)單位的確對招標(biāo)代理機構(gòu)有所敬畏，但這種“敬畏”是針對在招投標(biāo)法律法規(guī)指導(dǎo)下的、嚴(yán)肅的招投標(biāo)活動，而并非針對招標(biāo)代理機構(gòu)的某個人。招投標(biāo)工作是需要招標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)和投標(biāo)人共同經(jīng)營的一個過程，缺少任何一方的配合都不能順利進(jìn)行。在這個過程中，招標(biāo)代理機構(gòu)起到的是聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)的橋梁和紐帶的作用。那么，代理機構(gòu)如何發(fā)揮好這個紐帶作用呢？

  首先，先定范圍，再發(fā)文件。上述背景資料中，B代理機構(gòu)應(yīng)建議A單位在確定好招標(biāo)范圍之后，再對外發(fā)布招標(biāo)文件，這樣不僅可以最大限度選擇適合的投標(biāo)單位，也可以使投標(biāo)人減少修改工作量，確保招標(biāo)項目的順利進(jìn)行。

  其次，耐心細(xì)致，完善細(xì)節(jié)。在招標(biāo)過程中還有一些細(xì)節(jié)工作，現(xiàn)行法律法規(guī)中并沒有規(guī)定招標(biāo)代理機構(gòu)必須去做。比如上述背景資料中提到的提醒投標(biāo)人及時繳納投標(biāo)保證金、開標(biāo)時攜帶法人代表授權(quán)書等工作。這些工作，對于招標(biāo)代理機構(gòu)的從業(yè)人員來說，不過是舉手之勞的小事，但是對于投標(biāo)人，特別是初次參與投招投標(biāo)工作的投標(biāo)人而言，就很有可能成為決定投標(biāo)成敗的關(guān)鍵因素了。對于這一點，在實際工作中也應(yīng)給予注意，這也從側(cè)面反映出一家招標(biāo)代理機構(gòu)的工作是否耐心而細(xì)致。要知道，在某些時候，這個項目的投標(biāo)人可能會成為下個項目的招標(biāo)人，在無形中還可以為招標(biāo)代理機構(gòu)帶來潛在客戶。

  最后，優(yōu)質(zhì)品牌服務(wù)，貴在細(xì)致入微。隨著招標(biāo)市場的不斷完善，在未來的競爭中，價格和招標(biāo)文件技術(shù)含量的差別正在逐步縮小，影響招標(biāo)人選擇招標(biāo)代理機構(gòu)的因素除了公司擁有相應(yīng)的資質(zhì)和業(yè)績外，關(guān)鍵還是在既往項目中所提供的優(yōu)質(zhì)高效的品牌服務(wù)及良好的口碑。這種品牌及口碑來自于平日工作中的細(xì)致入微和一點一滴的積累，這種積累來自招標(biāo)采購工作的不斷創(chuàng)新、不斷完善，注重微小細(xì)節(jié)的改進(jìn)，也是來自招標(biāo)人、投標(biāo)人等社會方方面面對我們招標(biāo)采購工作的認(rèn)可，有道是：與人方便，與己方便——一個善意的提醒，為對方解決了一個潛在的問題?？此撇唤?jīng)意的細(xì)節(jié)，卻是招標(biāo)代理機構(gòu)服務(wù)成敗的關(guān)鍵所在。